作者：李荣维 | 北京市昌久（昆明）律师事务所 律师
【导语】
您终于拿到了胜诉判决，执行款也已到账，长舒一口气，随手把堆积如山的诉讼材料扔进碎纸机，手机里与律师、对方的聊天记录也一键清空。殊不知，这一时的轻松，可能在未来埋下巨大隐患。三年后税务稽查，五年后对方反悔提起再审，十年后公司上市需要核查历史诉讼……没有完整卷宗，您将百口莫辩！今天，李荣维律师就用一个因缺失关键凭证导致无法抵税的真实教训，为您详解《民事诉讼108策》第九十三策——“卷宗归档”的长远价值。
此类案例在企业税务合规审查中屡见不鲜。某科技公司在接受税务稽查时，被要求提供一笔300万元“营业外支出”（源于一起败诉的知识产权侵权赔偿）的合法凭证。由于该案经办人员离职，且公司未做系统归档，无法找到生效判决书及付款凭证的原件或清晰扫描件。
严重后果：
税务机关认为该笔支出证据链不完整，不允许在企业所得税前扣除。公司因此需补缴企业所得税75万元（300万×25%）及相应滞纳金，损失惨重。
这个教训深刻诠释了《民事诉讼108策》第九十三策——“卷宗归档” 的精髓：结案不是终点，而是合规管理的新起点。一套完整的卷宗，是您未来应对任何不确定性挑战的“法律身份证”！
必备材料清单：
程序性文件： 起诉状/仲裁申请书、受理通知书、传票、举证通知书等；
实体性文件： 答辩状、证据清单及全部证据（含对方提交的）、庭审笔录；
结果性文件： 判决书/裁定书/调解书、生效证明；
执行文件（如有） 执行申请书、执行裁定书、案款收付凭证；
沟通记录： 与法院、对方、己方律师的关键邮件、书面函件（重要聊天记录应截图并打印签字存档）。
电子化（高效便捷） 将所有纸质文件高分辨率扫描，按时间或类别建立清晰的文件夹结构（如“01-起诉材料”、“02-证据”、“03-判决与执行”），存储于公司服务器、个人加密硬盘及云端网盘（三重备份）。
纸质版（法律效力） 将原始文件或清晰复印件，使用无酸档案盒装订成册，并在盒脊标注案由、案号、当事人、承办律师、归档日期等关键信息，存放于干燥、防火的专用档案室。
保存期限：
一般民商事案件： 建议保存不少于10年，覆盖了《民法典》规定的最长诉讼时效及税务追溯期。
重大、涉外、知识产权、股权类案件： 建议永久保存。
建立索引： 对于有多起诉讼的企业，应建立《诉讼案件总台账》，方便未来快速检索。
对个人： 即使是简单的民间借贷纠纷，也请将判决书、收款凭证等关键文件扫描存入个人云盘，并保留一份纸质件。
对企业： 应将“卷宗归档”纳入公司《法律事务管理制度》，明确责任部门（如法务部或行政部）和操作流程，确保“案结档成”。
在法律的世界里，过去发生的事，只有被妥善记录，才算真正发生过。 “卷宗归档”看似是琐碎的收尾工作，实则是构建个人和企业法律安全防线的最后一块基石。李荣维律师始终强调，“善用卷宗归档”是专业、严谨、有远见的体现，它能让您在未来的任何风浪中，都能从容拿出那份决定性的“历史证明”。 案子结束了，请花半天时间，为它画上一个完美的句号——一份完整、有序、安全的档案。
本文作者：李荣维
执业机构：北京市昌久（昆明）律师事务所
执业领域：民商事诉讼、企业合规与法律风险管理
法律案例数据库（www.legalcase.cn）已经收录《民事诉讼108策》全系列文章，需要系统学习的 readers，可登录（www.legalcase.cn）“法律合规—诉讼启示”查看。